Struktura rozmowy okresowej
- Plan - rozmowa okresowa wymaga odpowiedniego przygotowania, zarówno ze strony kierownika, jak i pracownika. Konieczny jest plan zarówno samej rozmowy, jak i czynności dodatkowych (wypełnienie raportów, karty oceny, przygotowanie dokumentów istotnych dla kontynuacji współpracy).
- Stworzenie stosownej atmosfery - dobrze jest na miejsce rozmowy wybrać miejsce neutralne (sala konferencyjna sprawdzi się lepiej niż gabinet kierownika). Dla dobrej atmosfery ważne jest również, aby osoba prowadząca rozmowę zadawała pytania otwarte i unikała wyrażeń wartościujących (zamiast: ,,zrobiłeś to źle”, lepiej powiedzieć: ,,oczekuję, że w przyszłości zrobisz to…”).
- Autoanaliza pracownika - jeśli prowadzisz rozmowę okresową, poproś pracownika o samodzielną ocenę osiągnięć i napotkanych problemów. Taka wypowiedź będzie punktem wyjścia do dalszej rozmowy i zderzenia dwóch perspektyw.
- Punkt widzenia kierownika - teraz czas na Twoje podsumowanie i sugestie dotyczące dalszej pracy.
- Komentarz i oczekiwania pracownika - rozmowa nie powinna zakończyć się na Twojej ocenie. Ważne, aby pracownik miał możliwość ustosunkowania się do informacji, które właśnie usłyszał.
- Dalsze kroki - zamiast błahego podsumowania lepiej ustalić z pracownikiem konkretne działania, które wynikają z wniosków z rozmowy.
Rozmowa okresowa z pracownikiem: rozwojowa zamiast oceniającej
A gdyby tak zamiast rozmowy podsumowującej, zakończonej solidnym feedbackiem, postawić na rozmowę, która otwiera przed pracownikiem nowe perspektywy? Z takiego spotkania zatrudniony wyniesie znacznie więcej, niż z tradycyjnej oceny - przede wszystkim zastanowi się nad swoimi oczekiwaniami i przyszłością w firmie.
Zmień nazewnictwo
Jak zamienić rozmowę oceniającą na rozwojową? Przede wszystkim zmień nazewnictwo. Prosty zabieg nastawi Twoich podwładnych pozytywnie - w końcu znacznie lepiej czeka się na perspektywę nowych możliwości, niż na ocenę dotychczasowych wyników.
Przypomnij cel rozmowy
Uświadom pracownikowi, że nie musi obawiać się o uznanie w Twoich oczach. Przypomnij, że ewentualna analiza niepowodzeń nie jest zarzutem, tylko drogą ku lepszemu. Opisując cel rozmowy, mów częściej o nauce, zdobywaniu doświadczeń, niż o podsumowaniu działań i analizie twardych danych.
Wskazuj możliwości rozwoju
Poproś pracowników, by wspólnie z Tobą zastanowili się nad kierunkiem, w którym chcieliby się rozwijać. Pytaj o to, jakie mają pomysły na samorealizację i odnieś się do nich.
Pozwól obierać swoją ścieżkę
Nie wtłaczaj pracowników w sztywne ramy stanowisk. Pozwól im uczęszczać na kursy i szkolenia, podglądać pracę kolegów w innych zespołach czy próbować nowych wyzwań. Jeśli ktoś myśli o przebranżowieniu, postaraj się znaleźć dla niego odpowiednią pozycję w strukturze firmy.
Ucz, jak prowadzić rozmowy rozwojowe
Twoi pracownicy przeprowadzają rozmowy okresowe ze swoimi podwładnymi? Podziel się z nimi swoją wiedzą i doświadczeniem - ucz, jak być liderem ,,z ludzką twarzą”. Pamiętaj, że nawet kompetentni managerowie potrzebują czasu, aby zapoznać się z pracownikiem, odnaleźć się w zespole, a tym samym przeprowadzać wartościowe, budujące obie strony rozmowy.
Bądź otwarty na feedback
Pracownik daje Ci do zrozumienia, że ,,coś nie działa”? Ma uwagi dotyczące funkcjonowania zespołu lub aktualnych procedur? Przyjmij uwagi i bądź otwarty na krytykę. Zebranie pracowniczego feedbacku to pierwszy krok do tego, by wdrożyć w firmie realne usprawnienia.
Rozmowa okresowa z pracownikiem to ważny element troski o jego dobrostan. Aby jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby zespołów, sprawdź ofertę uPacjenta dla firm - mamy dla Twoich pracowników dedykowane pakiety badań lub przetestujemy ich pod kątem COVID-19!
