Analityka HR – co i jak mierzyć?

Po co analityka w dziale HR?

Analizy poparte liczbami pozwalają na odnalezienie istniejących problemów oraz znalezienie insightów, które pomogą je rozwiązać. Dzięki podejściu data-driven w HR możemy lepiej zrozumieć, jak ludzie pracują i jak poprawiać efektywność ich pracy, co przyciąga ich do firmy, a co odstrasza, a także ocenić dobrostan psychiczny i fizyczny pracowników. Wnioski z analiz HR-owych to również nieocenione wsparcie w podejmowaniu decyzji biznesowych, np. w zakresie oferowanych benefitów pozapłacowych, systemu motywacji lub budżetu szkoleniowego. Ponadto rozwiązania sugerowane na bazie konkretnych liczb w duchu evidence-based są też cenione przez zarządy. W konsekwencji wprowadzenie działań analitycznych do działów HR umacnia ich pozycję w strukturze firmy.

Wskaźniki data-driven HR

Analityka w HR dotyka każdego etapu życia pracownika: od zatrudnienia, przez pracę w zespole, po zakończenie współpracy. Właśnie dlatego daje ona kompleksową wiedzę na temat życia organizacji. Poza danymi ogólnymi tzn.: liczbą zatrudnionych i demografią zatrudnionych, warto mierzyć też koszty, efektywność, czy czas procesów HR-owych.

Poniżej znajdziesz najważniejsze wskaźniki HR-owe podzielone według cyklu życia pracownika.

Wskaźniki rekrutacji i przyciągania pracowników

Za przyciągnięcie do siebie pracowników w dużej mierze odpowiada employer branding, jednak siła marki to nie wszystko. Długość procesu, jego skuteczność i koszty z nim związane - to metryki, które powinny być monitorowane, by przyjmowanie do organizacji nowych osób było procesem nie tylko skutecznym, ale także opłacalnym.

1. Czas do zatrudnienia (time to hire)
   Wskaźnik ten określa, ile czasu średnio mija między opublikowaniem ogłoszenia o pracę a zaakceptowaniem oferty przez kandydata. Wynik może sugerować np. stopień zainteresowania ofertą i jej jakość, a także rzucać światło na efektywność działu HR.
2. Wskaźnik przyjęć (acceptance rate)
   To liczba ogłoszeń podzielona przez liczbę zatrudnionych na wakaty. Wskaźnik ten można zestawić z czasem zatrudnienia i zastanowić się nad atrakcyjnością oferty.
3. Koszt zatrudnienia (cost per hire)
   Zsumuj zewnętrzne i wewnętrzne koszty pozyskiwania pracowników, a następnie podziel tę sumę przez sumę uzyskanych nowych pracowników w określonym przedziale czasu. Wskaźnik ten pozwala ocenić efektywność procesu rekrutacji.
4. Czas rozpoczęcia produktywności (time to productivity)
   Produktywny pracownik to taki, który zna już sposób funkcjonowania firmy i wie, czego się od niego oczekuje. Ile zajmuje przekazanie mu tej wiedzy oraz usamodzielnienie pracownika? Informacji zasięgaj u przełożonych lub u samego pracownika.
5. Rotacja nowych pracowników (new hire turnover)
   Ilu nowych pracowników (np. zatrudnionych w przeciągu roku/kwartału) rezygnuje ze współpracy. Wskaźnik ten powinien być początkiem rozważań nad sytuacją w firmie, atmosferą, oferowanymi stawkami i możliwościami rozwoju. Wskaźniki rotacji mogą być uzupełniane wskaźnikami offboardingu, które zestawione razem dadzą szerszy ogląd m.in. na powód odejść.

Wskaźniki rozwoju i utrzymania pracownika

Kluczowe dla życia firmy jest utrzymywanie odpowiedniej efektywności i retencji pracowników, a także dbanie o najlepsze jednostki. Co to znaczy “najlepszy pracownik” i w którym dziale Twojej firmy się znajduje? Czy firma potrafi zmotywować pracowników? Czy dba o ergonomię ich pracy? Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci uzyskać poniższe wskaźniki.

1. Satysfakcja pracownika (employee satisfaction)
   Zwykle mierzona jest liczbą pracowników, która deklaruje chęć polecenia pracodawcy znajomym. To też jedna z miar employer brandingu.
2. Rotacja (turnover rate)
   Liczba pracowników, która odeszła z pracy podzielona przez średnią liczbę zatrudnionych. Zwykle wyrażane w %. Wskaźniki rotacji możemy dodatkowo podzielić na rotację dobrowolną (voluntary turnover), czyli liczbę pracowników, która sama złożyła wypowiedzenie, oraz rotację talentów (talent turnover), czyli liczbę odejść najlepiej performujących lub rokujących pracowników.Zobacz też: Jak obniżyć rotację pracowników?
3. Retencja pracowników (retention rate)
   Odwrotność rotacji, czyli liczba pracowników, która pozostała w organizacji podzielona przez średnią liczbę zatrudnionych. Retencję sprawdza się także w odniesieniu do manadżerów działów (retention rate per manager), by identyfikować ewentualne problemy w zarządzaniu.
4. Nieobecność (absence rate)
   Przez ile dni pracownicy są nieobecni w określonym przedziale czasowym? Ten wskaźnik może również być liczony per manager. Widząc alarmująco wysoką liczbę absencji, warto zastanowić się nad sposobami zapobiegania nieobecnościom, np. poprzez działania wellbeingowe.
5. Nadgodziny (overtime hours)
   Czy pracownicy zostają po godzinach? Jak długo? Wskaźnik ten można zestawiać np. z liczbą nieobecności lub rotacji w celu sprawdzenia, czy liczba nadgodzin wchodzi w korelację z tymi aspektami.
6. Budżet szkoleniowy na pracownika (training expenses per employee)
   Ile pieniędzy firma przeznacza na rozwój pracownika? Odpowiedź można uzyskać poprzez zsumowanie wydatków szkoleniowych i podzielenie ich przez ogólną liczbę pracowników. Czy zwiększone wydatki realnie zwiększają potencjał pracownika lub jego satysfakcję? Gruntowna i regularna analiza pozwoli Ci uzyskać odpowiedzi na te pytania!
7. Ukończone szkolenia (training completion rate)
   Liczba pracowników, która ukończyła opłacony kurs podzielona przez liczbę zatrudnionych. Zwykle wyrażamy w procentach. Dodatkowo warto wziąć pod uwagę czas ukończenia szkolenia oraz efektywność szkolenia, którą zmierzysz np. poprzez testy efektywności lub testy wiedzy z odbytych szkoleń. W ten sposób potwierdzisz lub zaprzeczysz tezie, że warto zachęcać pracowników do podnoszenia swoich kwalifikacji.
8. Zwrot z inwestycji na pracownika (revenue per employee lub ROI - return of investment)
   Przychody firmy podzielone przez ogólną liczbę zatrudnionych. Pamiętaj, że liczba ta jest średnią. Zwrot z inwestycji warto zmierzyć po turach rekrutacyjnych, by sprawdzić, czy osoby nowozatrudnione, po np. pół roku czy roku, przyczyniły się do zwiększenia obrotów. Wskaźnik ten dobrze liczyć również np. po wprowadzeniu działań wellbeingowych w firmie. Czy nieobecności spadły, satysfakcja z pracy podniosła się, a rotacja zmniejszyła się? Wskaźnik ROI bywa pomijany, a to właśnie jego analiza pozwala ocenić, czy zakładany rezultat został odniesiony.
9. Jak obliczyć zwrot z inwestycji działań wellbeingowych?
   Sprawdź, o ile dni spadła liczba nieobecności pracowników i jaka jest średnia wartość wynagrodzenia za nieobecności. Przyjrzyj się także poniesionym kosztom: ile średnio wynosiły Cię dotychczasowe zwolnienia z powodów związanych ze zdrowiem psychicznym? Sumę kosztów wynagrodzeń za nieobecności oraz zwolnień lekarskich podziel przez sumę poniesionych na działania prewencyjne kosztów. Taki ROI porównaj z poprzednim okresem, kiedy jeszcze nie wprowadziliście działań wellbeingowych.
10. Potencjał i wydajność (performance and potential)
    Bardziej rozbudowany wskaźnik, przedstawiany w matrycy 3x3, w której zaznaczasz aktualną wydajność pracownika (na osi x: niski-dobry-świetny) oraz oceniasz jego potencjał (na osi y: niski - średni - wysoki). Jeśli ocena pracownika mieści się w górnych kwadratach zaznaczonych na grafice poniżej na niebiesko, jest to znak, że ta osoba jest cennym zasobem Twojej firmy.

Sprawdź, jak zatrzymać pracownika w swojej firmie.

11. Wydajność pracownika (employee performance)
Aby ocenić, czy pracownik jest wydajny, przeprowadź wywiad środowiskowy. Spytaj samego pracownika, jak ocenia swoją pracę, a następnie porównaj jego opinię z tym, co mówią przełożeni i współpracownicy. Dla ułatwienia pytanie możesz rozłożyć na skali 1-5.

12. Cele (goal tracking i/lub company performance)
Jeśli w firmie praktykujecie wyznaczanie celów np. per dział, możesz sprawdzać, ile celi zostało spełnionych, w jaki sposób cele wpisują się w cel firmy, a także jakie postępy robią pracownicy. Ponadto możesz porównać skuteczność pracowników do ich poczucia zaangażowania i docenienia w projektach.

Wskaźniki offboardingu w dziale HR

To, jak wygląda proces offboardingu w Twojej firmie jest ważne, chociażby z perspektywy ostatniego wrażenia żegnającego się z Tobą pracownika. Odchodzący pracownik może stać się Twoim wsparciem i aktywnie pomagać np. w nowych rekrutacjach - nawet po zakończeniu współpracy - lub szerzyć negatywne opinie o organizacji. Poza umiejętnościami miękkimi, które pomogą Ci przeprowadzić ten proces pomyślnie, zwróć uwagę na 3 poniższe wskaźniki.

1. Wskaźnik emerytur
   Wskaźnik ten obliczysz poprzez podzielenie liczby pracowników, którzy w najbliższym czasie odejdą na emeryturę, przez ogólną liczbę zatrudnionych. Zwykle wskaźnik ten podawany jest w procentach, zatem potrzebne będzie dodatkowo pomnożenie razy 100. Da to wgląd w podział demograficzny firmy oraz przygotuje Cię do rozpoczęcia procesu offboardingu, który zwykle trwa nieco dłużej w przypadku odejść na emeryturę. Podczas obliczania wskaźnika odejść na emeryturę, możesz zastanowić się także nad rozwiązaniami, które mogą być korzystne dla obu stron, takie jak: stopniowe zmniejszanie liczby godzin lub zmiana grafiku.
2. Ukończone rozmowy końcowe (exit interview completion rate)
   Procent ukończonych rozmów końcowych pomoże Ci ocenić proces offboardingu. Jeśli pracownicy nie przeprowadzają rozmów do końca, nie udaje Ci się pozyskiwać kluczowych w offboardingu informacji (np. powodu odejścia). Może to oznaczać, że proces jest zbyt długi lub niekomfortowy, bądź odchodzący pracownicy żywią do firmy na tyle negatywne emocje, że nie chcą udzielać odpowiedzi. Płynące z rozmów końcowych informacje pomogą też obniżyć rotację, dlatego to ważne, by ten wskaźnik utrzymywał się na wysokim poziomie.
3. Długość procesu offboardingu (status change processing time)
   To średnia liczba dni, jaka zajmuje działowi HR przeprocesowanie złożonego wypowiedzenia. Dobrze rozdzielić te dane na wypowiedzenia za porozumieniem stron oraz odejścia bez wypowiedzenia. Zachowanie odpowiedniego czasu wypowiedzenia oraz wszelkich formalności z nim związanych jest ważne, aby firmy nie sięgnęły przykre konsekwencje prawne.

Doprowadź firmę do sukcesu poprzez mierzenie i analitykę danych w HR

Same raporty nie wystarczą i analityka w dziale HR nie wystarczą. Choć ich tworzenie może dawać Ci poczucie budowania rocket science i wspinania się na analityczne wyżyny, to, niestety, bez refleksji nad uzyskanymi liczbami tracisz czas. Zastanów się, co stoi za wysoką rotacją lub niską produktywnością. A może widzisz powiązania pomiędzy pewnymi wskaźnikami? Jeśli tak, to świetnie! Dogłębna analiza odpowiada na wiele pytań: “dlaczego?” oraz prowadzi do odkrycia związków przyczynowo-skutkowych. Na podstawie tych informacji możesz podejmować lepsze, poparte danymi decyzje, które pchną Twoją firmę ku lepszemu.

Przykładowo dane Deloitte zebrane poprzez wywiad z firmą Bell, która wprowadziła działania wellbeingowe i regularnie mierzyła ich efekty w ciągu lat, pokazały, że:

• ROI z działań wynosił: 4,10;
• liczba krótkotrwałych zwolnień lekarskich z powodów związanych ze zdrowiem psychicznym spadła o 20%;
• powtarzalność krótkotrwałych zwolnień spadła o połowę;
• program wsparcia wykorzystywany jest przez pracowników prawie dwukrotnie częściej niż wcześniej, co wskazuje na rosnące zainteresowanie i potrzebę takich działań.

Na bazie takich informacji można wyciągnąć wniosek, że wprowadzony przez Bell Program Wsparcia Pracownika i Rodziny przyniósł pozytywne efekty w postaci zmniejszenia nieobecności i redukcji kosztów z nią związanych. Dzięki wiedzy, że działania te są nie tylko efektywne, ale także opłacalne, można planować dalszy rozwój programu.

Dziel się wnioskami i proponuj rozwiązania managerom

Po przeprowadzonej analizie podziel się swoimi odkryciami z osobami decyzyjnymi. Ale uwaga! Manager działu IT nie musi znać wydajności działu marketingu i odwrotnie. Dawkuj informacje, wybierając te najważniejsze dla danego kierownika i proponuj rozwiązania.

Pamiętaj, że jedna propozycja może przyczynić się do naprawienia kilku niezadowalających wskaźników. Modyfikacja ofert pracy i procesu rekrutacyjnego może poprawić wskaźnik przyjęć i zredukować koszty zatrudnienia, a wypracowanie ankiet pracowniczych wspomoże uzyskanie danych do polepszenia wskaźnika ukończonych rozmów lub wydajności pracownika. Z kolei wprowadzenie działań well-beingowych do firmy, jak np. regularne Akcje zdrowia w firmie podniosą efektywność i satysfakcję pracowników, a także mogą przyczynić się do spadku rotacji i nieobecności w pracy.

Rozwiązania zaproponowane poprzez podejście evidence-based są nie tylko cieplej przyjmowane przez zarząd. Są też fundamentem długoterminowego sukcesu. Dzięki analityce wskaźników HR jesteś w stanie ocenić nie tylko efektywność pracy innych, ale także swoją. Regularne analizy pozwalają zweryfikować efekty wprowadzanych rozwiązań. Właśnie dlatego warto już dziś wprowadzić podejście data-driven do swojego działu HR.